Dienstag, 4. September 2012

Einen Newsletter schreiben

So alle ein bis vier Wochen erscheint eine neue Ausgabe des Newsletters "Fernstudium-Infos.de aktuell" mit Neuigkeiten aus der Welt des Fernstudiums. Heute war es wieder so weit, die 159. Ausgabe ist in die Internet-Welt hinaus gegangen.

Vielleicht denke viele, dass so ein Newsletter ja keine große Sache sei. Schnell ein paar Beiträge verlinkt und ab geht's. Und auch ich selbst denke mir immer wieder, dass ich das ja mal eben morgens zu Beginn erledigen könnte - und wundere mich dann, wenn der ganze Vormittag vergangen ist.

Daher möchte ich in diesem Beitrag schildern, wie meine Newsletter entstehen und warum der Aufwand doch etwas größer ist, als zunächst gedacht.

1. Schritt: Recherche passender Beiträge

Das ist ein laufender Prozess. Immer, wenn ich eine Diskussion oder einen Blog-Beitrag bei Fernstudium-Infos.de interessant finde, oder einen Beitrag in einem anderen Medium oder in sozialen Netzwerken, stelle ich den Link unkommentiert in ein Google Docs Dokument ein. Dieser ist in Form einer Tabelle angelegt und von 1-20 durchnummeriert. Wenn 20 Beiträge zusammen sind, plane ich für den nächsten Tag mit etwa zeitlichem Freiraum die Erstellung des Newsletters ein. Dabei lege ich mich nicht auf einen Wochentag fest. Lediglich an den Wochenenden verzichte ich auf einen Versand.

2. Schritt: Rückblick auf den letzten Newsletter

Zu Beginn eines jeden Newsletters liste ich die drei Beiträge auf, die im letzten Newsletter am häufigsten angeklickt wurden. Diese Werte liefert mir die von mir eingesetzte Newsletter-Software CleverReach.

3. Schritt: Los geht es in HTML

Der eigentliche Newsletter entsteht dann in einem HTML-Editor (ich benutze Phase6). Es gibt ein kleines Gerüst als Vorlage, das aber nur die Einleitung enthält, einen Hinweis auf die Möglichkeit zur Abmeldung und unten den Schlusssatz.

Die Hauptarbeit ist es dann, die verlinkten Beiträge nochmal auf Relevanz zu prüfen und passende Überschriften und Kurztexte zu verfassen, die einerseits schon informativ genug sind, um den Leser zu versorgen, der sich nur einen schnellen Überblick verschaffen möchte, andererseits aber auch neugierig machen, den jeweils verlinkten Beitrag auch anzuklicken, um ihn komplett zu lesen. Hiermit verbringe ich tatsächlich die meiste Zeit.

4. Schritt: Testen, testen, testen

Als nächstes kopiere ich den Text in eine Textverarbeitung, um mögliche Rechtschreibfehler ausfindig zu machen. Nicht immer finde ich alle...

Weiter geht es in XING. Hier gibt es eine Funktion zum Newsletter-Versand, die auch in sofern sehr interessant ist, als der Quelltext auf mögliche Fehler untersucht wird (zum Beispiel vergessen, ein Tag zu schließen usw.). Außerdem ermöglicht die Vorschau einen ersten Blick darauf, wie der fertige Newsletter aussehen wird. Oft fällt mir hier erst auf, dass ich zum Beispiel einen Zeilenumbruch vergessen habe.

5. XING-Nutzer sind zuerst informiert

Da ich ja nun den Text schon bei XING "drin" habe, werden die Mitglieder der dortigen Fernstudium-Gruppe (sofern sie den Newsletter-Empfang wünschen) auch zuerst mit dem Newsletter versorgt und erhalten so einen kleinen exklusiven Zeitvorsprung.

6. Der Mailversand

Weiter geht es dann in der Software zum Mailversand. Hier werden zunächst die neuen Empfänger seit dem letzten Newsletter ergänzt. Alle neuen Mitglieder von Fernstudium-Infos.de kommen auf den Verteiler, sofern sie mit der Zusendung von Mails einverstanden sind.

Als nächstes werden alle Angaben zum Versand gemacht und der Text auch hier einkopiert und die Darstellung geprüft.

Es folgt der Versand einer Testmail an mich. Hier prüfe ich dann nochmal die Formatierungen, die Darstellung mit und ohne Bild und ob alles optisch passt.

Ist alles okay, gilt es noch die Sicherheitsabfragen der Software zu prüfen (zum Beispiel ob Impressum und Abmelde-Link enthalten sind) und dann geht es los - der Newsletter geht auf die Reise und wird in der nächsten Zeit an die Empfänger ausgeliefert. Da es sich dabei um mehr als 25.000 Personen handelt, dauert es schon eine Weile.

7. Die Homepage

Auch die Besucher von Fernstudium-Infos.de sollen natürlich die Übersicht über alle News erhalten. Dazu wird der Quelltext etwas überarbeitet, damit die Darstellung auch im Forum passt, und der Hinweis auf die Abmeldung vom Verteiler entfernt. Dann geht der Newsletter auch im Forum online.

8. Soziale Netzwerke

Zumindest bei Twitter und Facebook weise ich auf jeden neuen Newsletter hin und verlinke die Online-Version bei Fernstudium-Infos.de. Gelegentlich stelle ich auch einen Hinweis bei Google+ oder XING ein.

9. Mail-Rückläufer

Nicht zustellbare Mails (Bounces) werden zum Glück automatisch von der Newsletter-Software verwaltet und bei mehrmaliger Unzustellbarkeit aus dem Verteiler ausgetragen.

In meinem Posteingang kommen aber die ganzen Abwesenheitsmeldungen an. Häufig handelt es sich dabei nur um Hinweise auf Urlaub oder Dienstreisen, so dass die Mails vorübergehend nicht abgerufen werden. Mitunter erfolgt aber auch zum Beispiel der Hinweis, dass jemand nicht mehr in einem Unternehmen ist oder eine Mail-Adresse nicht mehr verwendet wird. Solche Adressen trage ich dann manuell aus dem Verteiler aus.

Wer keinen Newsletter mehr erhalten möchte, kann sich selbst mit einem Klick auf einen in jedem Newsletter enthaltenen Link abmelden. Mancher schreibt mir aber lieber eine Mail mit dieser Bitte, der ich dann nachkomme.

10. Geschafft

Nun geht es nur noch darum, sich über die für eine gewisse Zeit ansteigenden Besucherzahlen bei Fernstudium-Infos.de und manchmal auch über Reaktionen der Newsletter-Empfänger zu freuen.

Und dann geht es weiter mit der Sammlung der Inhalte für den nächsten Newsletter...

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