Freitag, 30. November 2012

Zen To Done von Leo Babauta - und was ich daraus gemacht habe

Man kann sagen, mit "Zen To Done" hat mein Weg zum Minimalismus begonnen - obwohl es in diesem ersten Buch (Amazon*) von Leo Babauta gar nicht um Minimalismus geht, sondern um ein Konzept des Selbstmanagements und der Aufgabenverwaltung in Anlehnung an Konzepte wie Getting Things Done, Zen-Buddhismus und andere. Und doch wird auch schon hier deutlich, dass in der Einfachheit der Schlüssel zum Erfolg liegt. So beginnt dann auch gleich das ersten Kapitel mit einem Zitat von Leonardo da Vinci "Simplicity is the ultimate sophistication".

Im Prinzip geht es darum, seine Gewohnheiten zu verändern bzw. neue Gewohnheiten ins Leben zu integrieren - und zwar immer nur eine Gewohnheit zu einer Zeit.

Das Konzept besteht dabei aus zehn Gewohnheiten- bzw. Gewohnheitsänderungen, wobei nicht zwingend alle durchlaufen werden müssen, sondern in erster Linie auf dem Weg und den Erfahrungen von Leo Babauta basieren.

Für jede Gewohnheitsänderung sollen 30 Tage einkalkuliert werden.

Die zehn Gewohnheiten - und was ich daraus gemacht habe.

1. Collect Habit - alles Aufschreiben, was einem an Ideen in den Kopf kommt

Ich habe mir einen Stapel große Recycling-Post-it-Blöcke zugelegt. Ein Block findet sich in fast jedem Zimmer (Küche, Bad, Büro) sowie in meinen Rucksäcken. Dort werden alle Gedanken/Ideen notiert.

2. Process Habit - schnelle Entscheidungen, keine Prokratination

Wenn ich an den Schreibtisch zurück kehre, kümmere ich mich um die Notizen auf den Zetteln, erledige die Aufgaben entweder gleich, verwerfe sie oder nehme sie in meine To-Do-Liste oder sonstige Listen (zum Beispiel Einkaufslisten) mit auf. Ideen notiere ich mir in zugehörigen Projektordnern in Google Docs/Drive.

3. Plan Habit - MITs (Most Important Tasks) für jede Woche und jeden Tag

Setzte ich bisher noch nicht um - habe ich mir aber vorgenommen, das auszuprobieren.

Pro Woche sollen die wichtigsten Aufgaben zusammengestellt werden und davon jeden Tag ein bis drei ausgewählt werden, an denen mit höchster Priorität gearbeitet wird.

Dieser Wochenplan ist mir eigentlich schon zu viel Aufwand. Ich habe ja meine Aufgabenlisten in Remember the Milk mit allen fälligen Aufgaben. Vielleicht werde ich dort nochmal 1-3 Aufgaben pro Tag auf eine höhere Priorität setzen, mit denen ich mich längere Zeit beschäftige und die ich auf jeden Fall erledigen möchte - zum Beispiel eine Stunde für die Weiterbildung nutzen.

4. Do Habit - Eine Sache zur Zeit - ohne Ablenkung

Laut Leo Babauta ist dies eine der wichtigsten Gewohnheiten und - zumindest für mich - auch eine der schwierigsten.

Sich entweder für eine festgelegte Zeit, oder bis diese abschließend erledigt ist oder solange es geht (zum Beispiel von der Konzentration her) mit einer Aufgabe zu beschäftigen und richtig in einen Flow-Zustand zu kommen, gelingt mir noch viel zu selten.

Zu häufig kommen dann doch Gedanken, schnell mal etwas nachzusehen, die ganz wichtige, gerade rein gekommene E-Mail zu beantworten etc. Oder das Telefon klingelt und hinterher dauert es dann auch wieder, bis ich in der Aufgabe drin bin (oft ergeben sich ja aus dem Telefonat auch weitere Aufgaben) usw. Gerade wenn es Aufgaben sind, die ich eher nicht so gerne mache, oder die nicht ganz so anspruchsvoll sind, kommen immer wieder andere Gedanken dazwischen.

Dies ist auf jeden Fall ein Bereich, wo ich nochmal mit voller Energie einen neuen Anlauf nehmen möchte, weil dies zu deutlich mehr Produktivität und Zufriedenheit führt - wie ich immer wieder feststelle, wenn es mir gelingt.

5. Simple Trusted System Habit - Einfache Listen, einfache Systeme allgemein

Ich glaube, das setze ich bei meiner To-Do Liste mittlerweile recht gut um. Ich verzichte auf Tags und setze auch Prioritäten sparsam ein. Was mich an Remember the Milk allerdings stört ist der Nachteil, dass sich die an einem Tag fälligen Aufgaben nicht frei sortieren lassen. Ich hoffe, da tut sich noch etwas. Aktuell könnte man sich behelfen, indem man die automatische alphanumerische Sortierung nutzt und zum Beispiel manuell Zahlen voran stellt. Das halte ich aber schon für zu aufwändig, gerade wenn sich dann im Laufe des Tages Änderungen ergeben. So führt dies aktuell dazu, dass ich immer durch die Aufgaben eines Tages scanne, welche ich als nächstes erledigen möchte.

6. Organize Habit - alles an seinem Platz

Das habe ich mir in den letzten Jahren angewöhnt und macht mir das Leben deutlich leichter - ich hasse es zu suchen, und wenn alles an seinem Platz ist, ist dies nur selten notwendig. Und wenn alles nach Benutzung gleich wieder dort landet, spart man sich auch Zeitaufwand für das Aufräumen (das hasse ich nämlich auch ;-)). Möglich wurde mir dies aber erst, seit ich im Rahmen meines Minimalismus-Konzepts die Anzahl meiner Sachen deutlich reduziert habe, und so in Schränken etc. auch ausreichend Platz ist, um Dingen ihren Platz zu geben, ohne kramen zu müssen.

7. Review Habit - System und Zielerreichung wöchentlich/monatlich prüfen

Es wird empfohlen, wöchentlich die Wochenziele und monatlich die Jahresziele zu kontrollieren.

Mache ich bisher nicht, da ich auch nicht in Jahren rechne. Wenn ich etwas verändern möchte, gehe ich es an, unabhängig vom Monat oder Jahr.

Was ich aber mache, ist ein täglicher kurzer Rückblick in Gedanken, was ich am jeweiligen Tag geschafft habe. Erstaunlicherweise kommt da selbst an Tagen, an denen ich total schlecht drauf war und das Gefühl habe gar nichts geschafft zu haben meistens dann doch noch einiges zu Tage.

8. Simplify Habit - Ziele und Aufgaben reduzieren

Hier sind wir dann schon sehr nah am Minimalismus :-) Ich gehe immer wieder mal meine Aufgabenliste durch und schaue, was ich zum Beispiel schon lange vor mir her schiebe oder was sich mittlerweile erledigt hat und lösche dieses Aufgaben. Das ist dann immer ein gutes Gefühl :-) Ähnlich gehe ich auch in anderen Bereichen vor und überlege immer wieder mal, ob das was ich tue oder besitze notwendig ist, mich (oder andere) weiter bringt bzw. benutzt wird. Wenn nicht, kann es weg.

9. Routine Habit - Feste Abläufe in den Tagesablauf bringen

Bei diesem Punkt bin ich etwas geteilter Meinung. Klar, Routine gehört zum Alltag dazu und es ist gut, dass etliche Vorgänge fast schon automatisch ablaufen und nicht mehr viel Denken erfordern. Zum Teil gewöhne ich mir auch bewusst Routinen an. Wenn allerdings zu viel nach einem festen Schema abläuft, empfinde ich das eher als einschränkend und unflexibel. Ich denke, hier ist ein Mittelweg notwendig.

Dies ist auch einer von etlichen Punkten, die Leo Babauta selbst später wieder eingeschränkt hat und eher in die Richtung geht das zu tun, wonach einem gerade ist.

10. Find your passion Habit - Finde deine Leidenschaft

Als abschließende Gewohnheit gibt Leo Babauta den Tipp den Dingen zu folgen, die einen wirklich begeistern und die man gerne macht.

Ein Punkt, den ich spätestens mit meinem Weg in die Selbstständige Tätigkeit mit Fernstudium-Infos.de gegangen bin und auch versuche in immer mehr Lebensbereichen umzusetzen. Klappt noch nicht immer.

Als "minimalist version of ZTD" empfiehlt Leo Babauta, sich ggf. nur auf die vier Gewohnheiten Collect, Process, Plan und Do zu beschränken. Ich denke, dabei geht dann doch einiges verloren, was wichtig ist - insbesondere wo immer es möglich ist zu vereinfachen.

Bis zu dieser Stelle sind gerade mal 20 Prozent des Buchs vorbei. Und doch habe ich den Eindruck, dass bis dahin das Wichtigste schon gesagt ist. Ich möchte euch aber dennoch auch noch vorstellen, wie es weiter geht - und ein paar essentielle Dinge, gerade auch für andere Lebensbereiche kommen auch noch. Insbesondere ist ja noch offen, wie man es denn schaffen soll alle dies (und vielleicht auch andere) tolle Gewohnheiten für sich umzusetzen und in sein Leben zu integrieren.

Genau darum geht es in "Chapter 4 - Forming the 10 Habits".

Kurzfassung:
- Möglichst immer nur eine Gewohnheitsänderung zu einer Zeit
- Reihenfolge von 1-10 wie oben aufgelistet (nicht zwingend notwendig)
- Eine Änderung pro Monat
- Vorgehensweise:
1. Commitment: Vorhaben öffentlich machen
2. Practice: Jeden Tag üben
3. Motivation: Immer wieder neu motivieren
4. Treacking: Fortschritte protokollieren
5. Support: Mit anderen zusammen tun
6. Rewards: Belohnungen für Erfolge
7. Focus: Auf die gewünschte Änderung konzentrieren
8. Positive Thinking: Ich schaffe es!

Ich gebe zu: Daran habe ich mich gar nicht gehalten, und doch versucht möglichst gleich alles umzusetzen. Vielleicht auch, weil für mich manches spätestens seit der Zeit meines Fernstudiums nicht mehr ganz neu war. Aktuell versuche ich aber, tatsächlich nicht an zu vielen Änderungen gleichzeitig zu arbeiten, sondern mich auf einige wenige zu konzentrieren. Zum Beispiel auf Dinge (nicht aus den Top 10 von ZTD), die ich immer mal wieder für einige Zeit schaffe und die mir gut tun, und dann doch wieder schleifen lasse.

Ab Kapitel fünf werden die zehn Habits ausführlich dargestellt. Ich denke aber, für diesen Beitrag reicht die Kurzzusammenfassung oben.

Nett finde ich das zehnte Kapitel. Dort wird ein Tag im Leben eines fiktiven "Zen to Doners" vorgestellt, der im Laufe eines Jahres die Gewohnheiten in seinem Leben implementiert hat. Dadurch werden manche der Konzepte nochmal sehr anschaulich erläutert.

Und zum Abschluss gibt es dann noch eine FAQ, in der zum Beispiel nochmal auf Unterschiede zwischen Getting Things Done und Zen to Done eingegangen wird, geklärt wird wie eng man sich an die Vorgaben (zum Beispiel ein festes Jahresziel) halten sollte und wie Leo Babauta das System für sich umgesetzt hat.

Im Anhang werden dann noch einige Hinweise zu Ressourcen aufgeführt, zum Beispiel zu Formularen.

* = Affiliate-Link